Rapat merupakan suatu kegiatan rutinitas yang sering dilakukan oleh setiap organisasi maupun perusahaan atau pun instansi. Maka perlu disini peran seorang sekretaris dalam mempersiapkan segala hal yang berhubungan dengan kegiatan rapat. Banyak hal yang perlu dipersiapkan oleh seorang sekretaris dalam satu kegiatan rapat. Mulai dari kebutuhan besar seperti ruangan rapat sampai hal terkecil seperti pena atau pun black note.
Maka dari itu pada artikel ini bang man akan membahas tentang apa saja yang perlu dipersiapkan oleh seorang sekretaris sebelum rapat dimulai. Baik lah langsung saja kita simak sama sama penjelasan berikut ini:
Apa Saja yang perlu dipersiapkan Seorang Sekretaris Sebelum Rapat di Mulai
1. Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
Agenda rapat dan susunan acara rapat adalah satu point yang sangat perlu disiapkan oleh seorang seorang sekretaris karena didalam agenda rapat dan susunan acara rapat itu tersusun urutan acara yang akan memandu peserta rapat selama acara rapat itu berlangsung. Jadi hal yang sangat perlu disiapkan oleh sekretaris yaitu agenda rapat dan susunan rapat.
Baca juga: Contoh Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
2. Menentukan Peserta Rapat
Hal selanjutnya yang perlu dilakukan oleh setiap sekretaris adalah menentukan peserta yang akan mengikuti rapat. Dalam hal ini sekretaris dapat menentukan siapa saja peserta rapat dengan menyesuaikan jenis rapat yang akan di selenggarakan. Contoh seperti rapat tahunan. Pada rapat tahunan seperti ini biasanya di ikuti oleh setiap kepala bagian bidang masing masing untuk melaporkan hasil pencapaian dari setiap bidang.
3. Membuat Undangan Rapat
Kemudian tahap selanjutnya yaitu sekretaris harus membuat undangan rapat yang akan diberikan kepada para peserta Membuat Daftar Hadir Rapat.
4. Mempersiapkan Bahan Rapat
Setelah undangan rapat di siapkan dan di edarkan, hal selajutnya yang bisa dilakukan oleh seorang sekretaris adalah mempersiapkan bahan rapat seperti laporan hasil kerja masing masing bagian, pembahasan program kerja perusahaan berikutnya.
5. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Adapun macam macam peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan seperti ATK, Sound Sistem, ruang rapat, laptop dan lain lainnya yang menunjungkan keperluan ketika saat rapat.
Baca juga: Daftar Peralatan dan Perlengkapan Yang Perlu Dipersiapkan Sekretaris Sebelum Rapat di Mulai
6. Mempersiapkan Ruang Rapat
Sebelum sampai pada waktu pelaksanaan rapat, sekretaris harus terlebih dahulu mempersiapkan ruangan rapat. Dengan menyesuaikan jumlah peserta rapat denga model ruangan rapat.
7. Mempersiapkan Konsumsi
Persiapan selanjutnya yang tidak kalah penting yaitu menyiapkan kebutuhan konsumsi selah masa penyelenggaraan rapat berjalan. Mulai dari makanan ringan hingga makanan berat perlu diatur jenis menu makanan yang akan di sajikan. Hal ini guna untuk membuat para peserta rapat nyaman dalam pelaksanaan rapat.
8. Mempersiapkan Unit Kesehatan
Walau pun terkadang untuk kesiap siagaan unit kesehatan ini kurang terlalu dibutuhkan saat rapat. Namun dalam segi peran sekretaris yang profesional yang paham akan pentingnya K3 dalam bekerja. Maka dengan adanya unit kesehatan menjadi hal penting yang perlu dipertimbangkan dan perlu dipersiapkan.
9. Mempersiapkan Daftar Ceklis
Persiapan terakhir yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris yaitu membuat daftar ceklis agar sebelum pelaksanaan kegiatan rapat, semua peralatan yang dibutuhkan sudah standby semua.
Bagaimana apakah artikel kali ini sudah cukup menjelaskan mengenai apa saja yang perlu dipersiapkan seorang sekretaris sebelum rapat dimulai. Jika artikel ini bermanfaat silakan share, subscribe dan komentar dibawah.
Agenda rapat dan susunan acara rapat adalah satu point yang sangat perlu disiapkan oleh seorang seorang sekretaris karena didalam agenda rapat dan susunan acara rapat itu tersusun urutan acara yang akan memandu peserta rapat selama acara rapat itu berlangsung. Jadi hal yang sangat perlu disiapkan oleh sekretaris yaitu agenda rapat dan susunan rapat.
Baca juga: Contoh Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat
2. Menentukan Peserta Rapat
Hal selanjutnya yang perlu dilakukan oleh setiap sekretaris adalah menentukan peserta yang akan mengikuti rapat. Dalam hal ini sekretaris dapat menentukan siapa saja peserta rapat dengan menyesuaikan jenis rapat yang akan di selenggarakan. Contoh seperti rapat tahunan. Pada rapat tahunan seperti ini biasanya di ikuti oleh setiap kepala bagian bidang masing masing untuk melaporkan hasil pencapaian dari setiap bidang.
3. Membuat Undangan Rapat
Kemudian tahap selanjutnya yaitu sekretaris harus membuat undangan rapat yang akan diberikan kepada para peserta Membuat Daftar Hadir Rapat.
4. Mempersiapkan Bahan Rapat
Setelah undangan rapat di siapkan dan di edarkan, hal selajutnya yang bisa dilakukan oleh seorang sekretaris adalah mempersiapkan bahan rapat seperti laporan hasil kerja masing masing bagian, pembahasan program kerja perusahaan berikutnya.
5. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat
Adapun macam macam peralatan dan perlengkapan yang perlu dipersiapkan seperti ATK, Sound Sistem, ruang rapat, laptop dan lain lainnya yang menunjungkan keperluan ketika saat rapat.
Baca juga: Daftar Peralatan dan Perlengkapan Yang Perlu Dipersiapkan Sekretaris Sebelum Rapat di Mulai
6. Mempersiapkan Ruang Rapat
Sebelum sampai pada waktu pelaksanaan rapat, sekretaris harus terlebih dahulu mempersiapkan ruangan rapat. Dengan menyesuaikan jumlah peserta rapat denga model ruangan rapat.
7. Mempersiapkan Konsumsi
Persiapan selanjutnya yang tidak kalah penting yaitu menyiapkan kebutuhan konsumsi selah masa penyelenggaraan rapat berjalan. Mulai dari makanan ringan hingga makanan berat perlu diatur jenis menu makanan yang akan di sajikan. Hal ini guna untuk membuat para peserta rapat nyaman dalam pelaksanaan rapat.
8. Mempersiapkan Unit Kesehatan
Walau pun terkadang untuk kesiap siagaan unit kesehatan ini kurang terlalu dibutuhkan saat rapat. Namun dalam segi peran sekretaris yang profesional yang paham akan pentingnya K3 dalam bekerja. Maka dengan adanya unit kesehatan menjadi hal penting yang perlu dipertimbangkan dan perlu dipersiapkan.
9. Mempersiapkan Daftar Ceklis
Persiapan terakhir yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris yaitu membuat daftar ceklis agar sebelum pelaksanaan kegiatan rapat, semua peralatan yang dibutuhkan sudah standby semua.
Bagaimana apakah artikel kali ini sudah cukup menjelaskan mengenai apa saja yang perlu dipersiapkan seorang sekretaris sebelum rapat dimulai. Jika artikel ini bermanfaat silakan share, subscribe dan komentar dibawah.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar