Bang man - kali ini kita akan bahas sedikit tips dn trik tentang salah satu tugas dari seorang sekretaris, ya apa lagi kalau bukan penanganan telepon masuk dan keluar. Memang sebenarnya untuk etika dalam menerima telpon masuk dan keluar ini tidak hanya wajib dipelajari oleh seorang sekretaris aja, bisa juga orang lain yang berbeda posisi dengan sekretaris harus memiliki kemampuan yang baik dalam menerima telepon masuk dan keluar sesuai fungsinya masing masing.
Sebelum masuk pada topik tentunya kita harus mengetahui terlebih dahulu sekretaris itu apa? Kenapa hanya sekretaris yang menjadi topik pembicaraan pada artikel ini. baiklah kenapa harus sekretaris? Hal ini dikarenakan sekretaris memiliki tugas dan peren penting selama proses berjalannya kegiatan pimpinan dan perusahaan atau kantor, dimana sekretaris ini bertugas membantu aktifitas pimpinan setiap harinya, mulai dari mengatur jadwal pimpinan, menerima telepon, membuat perjalanan dinas pimpinan, menyiapkan rapat dan dokumen pimpinan. Hal ini lah yang membuat posisi sekretaris ini menjadi penting dalam sebuah organisasi.
Baiklah langsung saja kita bahas bagaimana cara menerima telepon masuk yang baik:
1. Ketika telepon berdering jangan dibiarkan berdering terlalu lama, lebih baiknya langsung diangkat atau tunggu dering yang kedua berbunyi.
2. Mengangkat dengan menggunakan tangan kiri, sehingga tangan kanan kita bisa menulis pesan-pesan yang disampaikan oleh penelpon.
3. lalu bersikaplah wajar ketika berbicara dengan menggunakan nada suara lembut, karna suara anda mewakili pimpinan anda.
4. Usahakan seorang sekretaris memperkenalkan diri dan nama perusahaan sebagai ucapan sapaan terhadap penelpon.
5. Ketika sudah selesai pembicaraan, biarkan penelpon yang menutup telponnya terlebih dahulu.
Itu tadi tentang bagaimana cara mengatasi telpon masuk, selanjutnya cara menangani telepon keluar yang baik:
1. Hal yang perlu dilakukan oleh seorang sekretari yaitu mencatat semua pokok permasalahan yang akan disampaikan.
2. Kemudian mencocokkan no yang akan dihubungi dengan buku telpon.
3. Jika terjadi salah sambung hendaknya sekretaris meminta maaf.
4. Ketika sudah terhubung seorang sekretaris dianjurkan untuk memperkenalkan diri dan menyatakan maksud untuk menelpon.
5. Ketika pembicaraan telah selesai maka tutup telepon dengan baik.
Itu tadi sedikit tips yang bisa bang man bagikan mengenai bagaimana cara seorang sekretaris menerima telepon masuk dan keluar yang baik dan benar. semoga artikel kali ini bisa bermanfaat untuk kalian yang ingin menjadi seorang sekretaris yang profesional.
Sebelum masuk pada topik tentunya kita harus mengetahui terlebih dahulu sekretaris itu apa? Kenapa hanya sekretaris yang menjadi topik pembicaraan pada artikel ini. baiklah kenapa harus sekretaris? Hal ini dikarenakan sekretaris memiliki tugas dan peren penting selama proses berjalannya kegiatan pimpinan dan perusahaan atau kantor, dimana sekretaris ini bertugas membantu aktifitas pimpinan setiap harinya, mulai dari mengatur jadwal pimpinan, menerima telepon, membuat perjalanan dinas pimpinan, menyiapkan rapat dan dokumen pimpinan. Hal ini lah yang membuat posisi sekretaris ini menjadi penting dalam sebuah organisasi.
Baiklah langsung saja kita bahas bagaimana cara menerima telepon masuk yang baik:
1. Ketika telepon berdering jangan dibiarkan berdering terlalu lama, lebih baiknya langsung diangkat atau tunggu dering yang kedua berbunyi.
2. Mengangkat dengan menggunakan tangan kiri, sehingga tangan kanan kita bisa menulis pesan-pesan yang disampaikan oleh penelpon.
3. lalu bersikaplah wajar ketika berbicara dengan menggunakan nada suara lembut, karna suara anda mewakili pimpinan anda.
4. Usahakan seorang sekretaris memperkenalkan diri dan nama perusahaan sebagai ucapan sapaan terhadap penelpon.
5. Ketika sudah selesai pembicaraan, biarkan penelpon yang menutup telponnya terlebih dahulu.
Itu tadi tentang bagaimana cara mengatasi telpon masuk, selanjutnya cara menangani telepon keluar yang baik:
1. Hal yang perlu dilakukan oleh seorang sekretari yaitu mencatat semua pokok permasalahan yang akan disampaikan.
2. Kemudian mencocokkan no yang akan dihubungi dengan buku telpon.
3. Jika terjadi salah sambung hendaknya sekretaris meminta maaf.
4. Ketika sudah terhubung seorang sekretaris dianjurkan untuk memperkenalkan diri dan menyatakan maksud untuk menelpon.
5. Ketika pembicaraan telah selesai maka tutup telepon dengan baik.
Itu tadi sedikit tips yang bisa bang man bagikan mengenai bagaimana cara seorang sekretaris menerima telepon masuk dan keluar yang baik dan benar. semoga artikel kali ini bisa bermanfaat untuk kalian yang ingin menjadi seorang sekretaris yang profesional.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar